Formation - Les régies d'avances et de recettes

Qu'est-ce qu'une régie d'avances et de recettes ?

Commençons par une définition simple. Une régie d'avances et de recettes est un mode d'organisation financière qui permet à des agents publics, sous la responsabilité de l'ordonnateur et du comptable, de payer directement certaines dépenses et d'encaisser directement certaines recettes, sans utiliser les procédures habituelles.

C'est donc une dérogation encadrée au sacro-saint principe de séparation des ordonnateurs et des comptables, qui régit normalement toute la gestion financière publique. Une dérogation accordée pour des raisons de pragmatisme et d'efficacité au jour le jour. En effet, l'objectif est de simplifier le traitement de dépenses et recettes récurrentes de faible montant.

Mais où trouve-t-on concrètement des régies ? En fait, dans de très nombreux organismes publics. D'abord dans les administrations centrales, les services déconcentrés de l'État et les établissements publics nationaux. Mais aussi à une échelle plus locale, dans les collectivités territoriales et leurs satellites. Leur champ d'application est vaste !

Les domaines utilisateurs sont également très variés. On pense bien sûr en premier lieu :

• au secteur culturel (ex : billetterie des musées) ;
• au secteur social (ex : aides et secours d'urgence) ;
• au secteur éducatif (ex : voyages scolaires).

Mais il en existe dans la plupart des services : la gestion des horodateurs, l'encaissement des droits de place sur les marchés, ou encore le décaissement local des frais de représentation des élus !

Y a-t-il différents types de régies ?

La réponse est Oui.  Il faut comprendre qu’il y a différents types de régies, que l'on peut distinguer :

• Selon la nature des fonds : les régies d'avances (qui ne font que des dépenses), les régies de recettes (qui ne font que des encaissements) et les régies mixtes qui font les deux
• Selon la durée : les régies permanentes (sans limitation de durée) et les régies temporaires (pour un événement ponctuel)
• Selon l’importance du budget : les régies prolongées, adossées à un compte de dépôt de fonds au Trésor (DFT) pour les montants plus importants

Quel que soit l'acteur, quelle que soit la nature des fonds concernés, le fonctionnement des régies est très encadré. Le code général des collectivités territoriales et le décret GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) de 2012 en constituent la base juridique.

Parmi les nombreuses règles prévues, il y a notamment des plafonds à ne pas dépasser : par exemple pour les régies d'État, les dépenses sont actuellement limitées à 2.000€ par opération (1 000€ en liquide). C'est ce carcan réglementaire, allié au professionnalisme des régisseurs, qui permet de rester souple mais bien conforme aux règles de gestion de l'argent public. C’est un vrai défi au quotidien !

Comment créer et gérer une régie ?

Si les régies sont un outil précieux de gestion financière publique, elles ne s'improvisent pas. Leur création et leur gestion répondent à un processus bien précis et assez technique. Décryptons ensemble les grandes étapes.

Le besoin

Tout commence par une réflexion sur le besoin et l'opportunité d'une régie. L'idée peut venir d'un service opérationnel confronté à des dépenses ou recettes récurrentes, d'un élu qui souhaite optimiser la qualité de service aux usagers, ou encore du comptable public qui veut sécuriser certains flux financiers.

Une fois ce besoin identifié, il faut passer à la conception concrète de la régie. Les questions à se poser sont nombreuses : 

• Quelles dépenses/recettes seront concernées ?
• Pour quels montants ?
• Selon quelles modalités de paiement/encaissement ?

Les réponses conditionnent le périmètre de la régie.

L’acte constitutif

L'étape suivante est cruciale : il s'agit de la formalisation de l'acte constitutif de création de la régie. C'est le document fondateur qui précise toutes les caractéristiques de la régie (nature, montants, modes de règlement, cautionnement), mais aussi les mentions obligatoires liées à sa durée, aux coordonnées bancaires.

Cet acte est ensuite soumis aux différents contrôles (contrôle budgétaire, visa du comptable), avant d'être signé par l'ordonnateur et publié pour être opposable. La régie est alors créée, et il reste à en organiser le fonctionnement humain et matériel.

Le régisseur et les agents

Le choix du régisseur est bien sûr primordial. Au-delà des aspects statutaires (être fonctionnaire ou agent contractuel), la personne doit cocher de nombreuses cases : la rigueur, la probité et une certaine aisance avec les chiffres et les procédures. Le régisseur exerce des responsabilités très particulières : en effet, il est responsable personnellement et pécuniairement. Ce n'est pas une sinécure ! 

La nomination du régisseur se fait par arrêté. Une fois institué, le titulaire peut demander à s'entourer d'agents qui l'assistent dans sa tâche : mandataires, suppléants et autre délégation sous son autorité. Selon les organisations, on peut compter un régisseur adjoint, voire des sous-régisseurs, pour démultiplier les points de recouvrement. Quoi qu'il en soit, les rôles et missions de chacun sont clairement établis.

Et le régisseur doit impérativement disposer de moyens adaptés pour remplir ses missions. Locaux sécurisés, coffre, équipements informatiques, logiciels de suivi, moyens de paiement : tout doit être prévu et dimensionné en amont. Sans oublier la formation initiale et continue indispensable à l'exercice de ce métier complexe ! Vient ensuite le temps des opérations concrètes de dépenses et de recettes.

Les dépenses quotidiennes

Côté dépenses, le régisseur commence par recevoir de la part du comptable public une avance de fonds correspondant aux besoins estimés de la régie. Charge à lui ensuite d'effectuer les “menues” dépenses prévues, dans le respect des plafonds et des règles posées par l'acte constitutif.

Pour chaque dépense, il doit :

• Collecter et conserver les pièces justificatives (factures, tickets de caisse) ;
• Tenir scrupuleusement les registres comptables ;
• Faire reconstituer son avance de fonds auprès du comptable dès que celle-ci descend en dessous d'un certain seuil.

C’est tout ce suivi rigoureux qui est indispensable pour assurer la traçabilité des opérations.

Les recettes quotidiennes

Côté recettes, le process est assez similaire. Le régisseur encaisse les recettes prévues selon les moyens autorisés (espèces, chèques, cartes bancaires). Il délivre en contrepartie des quittances aux usagers, tient là aussi sa comptabilité, et “reverse” régulièrement les sommes collectées au comptable pour ne pas conserver trop de valeurs.

Mais derrière cette apparente simplicité, les actes de gestion des régisseurs sont en réalité soumis à une triple surveillance :

• Le régisseur lui-même effectue des contrôles réguliers de cohérence entre les enregistrements et les valeurs détenues ;
• L'ordonnateur vérifie la conformité des opérations avec l'acte constitutif et la réalité du service fait ;
• Le comptable opère un contrôle sur pièces et sur place pour s'assurer de la régularité des écritures et de la conservation des fonds.

Cette vigilance partagée, conjuguée à l'engagement personnel du régisseur, est la clé d'une gestion irréprochable des deniers publics dans un cadre assoupli.

Quelles évolutions pour les régies à l'heure du numérique ?

Le métier de régisseur n'échappe pas à la grande vague de la dématérialisation qui bouscule l'ensemble de la sphère financière publique. En effet, depuis 2018, les dépenses supérieures à 25 000 € hors taxes doivent faire l’objet d’un processus numérisé. Progressivement, les régies délaissent les supports papier traditionnels pour adopter de nouveaux outils numériques.

Les régies dématérialisées

Ainsi émergent des régies “dématérialisées” ou “électroniques”, qui misent sur des modes d'encaissement innovants :

• Paiement en ligne ;
• Terminaux électroniques ;
• Applications mobiles.

Ce sont autant de solutions qui simplifient la vie des usagers et permettent aux régisseurs de suivre leur activité en temps réel. Cette digitalisation touche aussi les procédures de dépense (cartes affectées, virements...) et révolutionne le suivi comptable par l'automatisation des tâches chronophages.

Cybersécurité

Mais si la dématérialisation des régies est porteuse d'opportunités, elle soulève aussi de nouvelles problématiques. Au premier rang des défis à relever : la cybersécurité. Car en passant au numérique, les régies s'exposent à de nouveaux risques (piratage, perte de données) qui exigent un renforcement des protocoles de sécurisation des systèmes, mais aussi des contrôles plus poussés et mieux adaptés à ces cyber-menaces.

Compétences

De même, la digitalisation rebat les cartes en matière de compétences. Au-delà de la simple maîtrise technique des outils, c'est une véritable acculturation au numérique qui s'impose aux régisseurs. Savoir tirer le meilleur parti des possibilités offertes par ces nouveaux dispositifs, développer une aisance dans leur maniement au quotidien, être en mesure d'accompagner les usagers dans ces nouveaux usages. Autant de soft skills à développer de toute urgence.

Capital humain

Une transformation à mener sans perdre de vue que la technologie reste un outil au service d'une mission et de relations humaines. Une régie ne vaudra jamais que par l'engagement et le professionnalisme de celles et ceux qui l'incarnent au quotidien. Et si demain, les smartphones remplaceront définitivement les caisses en métal, rien ne remplacera le rôle de conseil et d'accompagnement du régisseur. Ce lien humain restera la vraie valeur ajoutée des régies.

Au terme de ce tour d'horizon, une chose est sûre : les régies d'avances et de recettes sont un outil méconnu mais absolument indispensable du management financier public. Par leur souplesse et leur réactivité, elles apportent une vraie respiration dans un univers très procédural. Elles permettent de coller au terrain, de raccourcir les délais, d'améliorer la qualité de service.

Mais cette agilité a un prix : celui d'une vigilance de tous les instants et d'une responsabilité accrue pour ceux qui les gèrent. Être régisseur, ce n'est pas une mission comme les autres. C'est un véritable sacerdoce qui exige rigueur, probité, sens du service public. Une fonction technique et exposée, qui demande un vrai professionnalisme.

Et c'est justement tout l'enjeu d'une formation dédiée comme celle proposée par ACP sur “Les régies d'avances et de recettes”. En une journée, elle permet de faire le tour du sujet et d'échanger avec des experts et d'autres praticiens.